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首佳汽修汽配美容至尊版
發布時間:2013/1/2 15:47:54 []人次

汽車美容行業概述:
A、需求分析
   作為汽車后市場的重要組成部分汽車美容行業在短時間內吸引了一大批富有遠見的投資者,由于借鑒了國外及港臺地區的成熟經驗,加盟連鎖和直營連鎖成為汽車美容行業最常見的業態。然而一個新興行業的發展初期必然要經過一個群雄紛爭的階段,如何增強品牌競爭力提高客戶忠誠度是現階段每一位創業者最關心的問題。業界目前的情形是跑馬圈地者眾但卻連而不鎖,形不成規模效益,連鎖經營如果流于形式將影響到整個行業的健康發展,一些目光長遠的經營者為此深為憂慮,也許完全貫徹連鎖經營的實質性理念還要假以時日,但至少從形式上講應當首先讓消費者能夠體驗到連鎖經營的統一服務,但現實的問題是A消費者辦的美容卡必須在A店享受服務,即便A店和當地的B店、C店理論上是連鎖的。仔細分析,這其中固然有經營理念方面的原因,但從技術上講缺乏經濟適用、成熟可靠的運營手段也是一個相當重要的因素。

B、系統概述
   本系統假定的業務模型是由任一分店(連鎖店)發卡、消費,然后將卡消費明細上傳到總店(可以是連鎖機構的總公司或者任意一家有足夠同行公信力的公司)。只有總店才能對卡類型進行定義,分為消費卡和美容卡,其中消費卡可以用來作結算劃款,美容卡只可以針對固定的服務項目;總店對消費卡充值、對美容卡確定服務項目。卡消費明細由分店上傳到總店進行分類匯總。


一、軟件特點:
  
  首佳汽修美容管理系統是一套專業的汽車行業管理軟件,具有專門針對汽車維修、美容流程管理的管理軟件(包括維修管理、配件管理、售后服務、財務管理、客戶關系管理、美容會員卡管理等);功能模塊包括接車、派工、領料、退料、審核、結算(包括正表、附表)、入帳、三包索賠、維修類型統計、客戶跟蹤、流失、新增、車牌統計、維修員工資提成、維護類型跟蹤提示、美容卡管理、會員積分、短信群發、經營日報表、經營狀況表、月結盤點表等綜合報表統計,提供一系列的優質服務。接車單、結算單、銷售單等均提供多樣化的打印格式,基礎資料提供導入與導出功能、數據庫備份與恢復、數據清空功能、還可將所有單據導出Excel。功能強大、通用性、界面友好、操作簡便、功能實用。更是汽車維修軟件、汽車配件軟件、客戶管理軟件、汽車美容軟件的完美結合而成的一款專業汽車維修管理軟件。

  系統專業先進穩定,模塊設計簡潔實用,共有維修業務、維修報表、配件業務、配件報表、庫存管理、客戶管理、財務管理、系統管理、美容會員卡管理九大功能模塊,每一個功能在設計上都本著“簡單、實用、易學、高效”的原則,力求操作直觀方便,為管理節省人力、物力。

二、主要功能介紹:

1)維修業務管理  

1.1 委托單(接車登記)

  客戶前來修車,首先是由修理廠有經驗的接車員聽顧客陳述故障現象。然后在前臺接待的電腦進行基本情況登記和故障現象記錄。與客戶磋商,確定計劃的修理項目和計劃用料。在接車登記模塊,接車員需錄入客戶和車輛的基本信息,如客戶名稱、車牌號、修理類別(大、中、小修等)、維修性質(維修、保險、三包、索賠),如客戶已經來廠修理過,則客戶信息和車輛信息可以從檔案庫中直接調取。業務員錄入客戶的修理定額后,在修理中如出現需要改變、調整修理計劃的需要跟客戶協商。有經驗的接車員在錄入車輛信息后,還可根據情況錄入相應的故障、維修、用料信息,并打印對應的委托修理單,并由客戶簽名同意。如果有其它服務項目比如洗車、拖車、代辦保險等費用可以在其它費用欄中輸入,也可以在結算單輸入這些費用。

1.2 車輛車間派工、調度及修理

  客戶車輛轉入車間后,在車間應確定其故障現象、維修項目及維修中所需的用料信息后,就可進行相應的派工與領料。
  派工驗收:派工方式分為按金額比例派工、按固定工時派工兩種派工方式,系統支持一個項目派給多個人、多個項目派給一個人等多種派工方式,業績考核定額、分配比例也可由用戶自行修改。客戶還可根據管理需要按修理單、按班組打印派工單。修理完畢后,還可在本模塊錄入項目的驗收、完工信息。快修店也可根據公司實際情況選擇不錄入此模塊的信息,直接轉入結算模塊。已經修理好的車輛經過車間檢測、試車等工作,確認完成修理工作后,由車間主管在車間調度中將本委托修理單的單據狀態審核為審核未結算、轉由財務處理。
  
1.3 維修領料出庫
    根據委托單的用料計劃,庫房辦理配件出庫手續。本系統通過計劃與實際領用控制,一方面加強了業務與庫房資源的共享,一方面有效降低了庫房出錯概率,同時便于庫房提前備貨。本系統的材料領用等相關報表只統計實際領料的數據。


1.4 維修結算處理

  客戶車輛在車間修理完畢后,完工的委托修理單即可轉入維修結算單進行結算處理。結算處理按修理類別的不同,分為三種:由客戶自己付款結算;保修、返修業務結算的零金額結算;與保險公司的結算,即“保險、索賠”結算。車輛結算單的內容是以車間修理時的維修項目和實際領用材料為依據,自動生成人工費、材料費及管理費。汽修美容版本可以按會員卡,輸入卡號系統可進行會員卡結算;入賬時可以直接給予客戶優惠。如果有其它服務項目比如洗車、拖車、代辦保險等費用可以在其它費用欄中輸入。如果屬大修等修理類別的車,一般需要做跟蹤回訪等服務,在審核時會根據系統設定的回訪提醒天數,自動生成跟蹤提醒記錄。

1.5 保險跟蹤、維修售后服務跟蹤、年審車查詢
    幫客戶代辦的保險在保險跟蹤里輸入,處理跟蹤提醒的工作。維修售后服務跟蹤,可作服務回訪的記錄和自動提醒;如果用戶有服務跟蹤提醒的權限,在登錄系統時會自動彈出窗口提醒到期跟蹤的客戶。年審車查詢可以根據維修檔案來查詢需要年審的車輛,把服務做到家,達成更高的客戶回頭率,防止客戶流失。

1.6 各種維修業務統計報表
    維修收入利潤賬:可按日期范圍統計時間段內的維修收入、成本、利潤等,收入包括修理收入、配件收入、其它費用收入,成本包括工人工資、配件成本、其它費用成本等,利潤自動計算。管理部門可根據此報表了解經營狀態,一目了然。
    維修檔案:可按日期范圍查詢、統計所有維修記錄,可按車主、車牌等字段查詢。
    接車人統計:接車人提成的計算依據
    維修工藝統計:統計機修、電工、噴漆等各有多少。還可按維修班組統計。
    維修領料賬:統計所有領料單匯總賬、明細賬、財務賬等。
    其它統計報表有:車主匯總表、客戶流失統計、新客戶統計、車輛統計、配件材料性質統計、修理項目性質統計、工時統計、維修其它費用統計等等實用報表。

1.7 短信在汽車維修業務中的應用:短信的快速、高效、成本低、免打擾的特點越來越受到大眾的喜愛。在維修結算單中可以直接發短信給客戶來廠進行結算;保險跟蹤、維修售后服務跟蹤、年審車查詢、維修檔案中都可以根據查詢結果進行短信群發,快速、高效又減輕了工作量。首佳的短信系統采用集團短信,固定的10位號碼,可接受回復的短信。10位固定的短信號碼首先在形象上給您的企業加分,不會讓客戶每次看起來像短信陷阱。
   
2) 配件進銷存管理

  汽車配件管理主要是對配件的銷售、進貨、退貨、維修領料、庫存管理等進行記錄和統計。使煩瑣的配件管理業務規范化、透明化。在使用系統的配件管理前,需要先對倉庫的配件庫存信息進行期初的盤庫建檔處理,以建立與實際倉庫庫存相符的真實配件進銷存管理。只需把汽車配件的名稱、數量信息錄入相應倉庫中即可。

2.1 訂貨單
    也叫采購訂貨單,可在每月制定相應的采購計劃,根據倉庫情況和出庫情況制作訂貨單。補充庫存計劃定期制定一次,如每月月底。補充庫存計劃,是針對常備庫存零件,為了滿足日常銷售的需要而補充的訂貨。如果銷售是非常平穩和安全庫存量足夠的話,那么,定期的補充庫存計劃就可以滿足日常銷售的需要。但是,由于銷售量的起伏性,可能使零件突然缺檔。因此,我們每天還應當巡查庫存,看看哪些零件的庫存已經低于庫存低限,對于低于庫存低限的零件,應當馬上制定緊急訂貨計劃。針對非常備庫存的零件,只要發現客戶有訂貨,在緊急訂貨計劃中也要馬上反應。在訂貨入庫中可以根據供應商調出所有的訂貨單,有選擇性的入庫。也可以在采購入庫單中直接選中訂貨單整單入庫。

2.2 入庫管理

  入庫管理包括訂貨入庫、采購入庫、工具入庫、掃描入庫、調撥入庫、銷售退貨入庫、領料退料、盤盈入庫(直接入庫),錄入配件的供應商、配件名稱、編碼、規格、價格、數量以及所入的倉庫信息,財務復核后進行入帳處理,財務管理模塊中會生成相應的入庫付款記錄。
    其中采購入庫一般用于未做訂貨單直接入庫,或是一些零散的入庫;工具入庫指企業內部用的工具、常用消耗性辦公用具等;掃描入庫針對那些經常大批量入庫的用戶,可以先在庫存中定義好條形碼,再到掃描入庫中用條碼槍掃描配件入庫,提高入庫效率;入庫退貨單對發現有問題配件進行退貨處理。

2.3 客戶訂單
    如果分銷商或客戶向公司訂貨,一般是通過發傳真、電話、EXCEL表等方式發來,然后,我們可以將訂單錄入到本軟件的銷售訂單中,客戶訂單又可以轉化為本軟件中的銷售單。在訂單銷售中可以根據客戶調出所有未出庫的客戶訂單有選擇性的出庫,訂單銷售完成后會自動改寫已出庫數量。也可以在銷售單中直接選中客戶訂單整單出庫。

2.4 出庫管理

  出庫管理包括訂單銷售、銷售單出庫、領料單出庫、掃描銷售出庫、入庫退貨出庫、調撥出庫、盤虧出庫(直接減庫存)等,錄入配件名稱、編碼、規格、價格、數量、倉庫及相關信息,復核后系統自動進行入帳處理,財務管理模塊中會生成相應的銷售收款記錄等。    其中銷售單出庫一般用于未做訂單直接出庫,或是一些零散的出庫;工具出庫指企業內部用的工具、常用消耗性辦公用具領用登記等;掃描銷售針對那些經常大批量入庫的用戶,在掃描銷售出庫中用條碼槍掃描配件出庫,提高出庫效率;入庫退貨單出庫是對發現有問題配件進行退貨處理。

2.5 庫存管理

  庫存管理包括配件庫存查詢、庫存修改、盤點、報損、配件價格維護、庫存警戒線設置及庫存報警等功能。管理員可及時通過本系統輕松掌握庫存資料、制訂相應的進貨計劃。

2.6 配件業務統計報表
    包括:銷售出庫單查詢、入庫單查詢、訂貨單明細賬、入庫匯總賬、入庫明細賬、入庫退貨明細和匯總賬、工具入庫賬、工具領用出庫賬、銷售明細賬和匯總賬、銷售退貨明細賬和匯總賬、客戶訂單明細賬、配件進銷存明細賬盤點損益表、庫存調拔報表、貨品損耗賬等等。

3)財務收、付款管理

3.1 財務收款

  本系統中的財務收款信息包括汽車維修結算后的結算單收款、配件銷售收款單、會員卡銷售收款單,以及入庫退貨的的應收款項。在汽修、汽配模塊進行了入賬業務操作后,財務收款模塊會自動記錄相應的收款信息。進行各項單據的財務收款操作時,可對某一筆業務進行入賬,也可以一次性對多張業務單據進行入賬。收款時會自動填寫收款金額、收款人、收款日期、收款方式、業務單號、當次應收、實收、優惠等數據,以便于之后財務數據的稽核和統計。對于記帳客戶,應記錄承諾付款日期,便于款項催收。

3.2 應付帳款結算

  財務中的應付帳款主要是配件采購時對供應商的配件款項結算,對應的是采購入庫、工具入庫、訂貨入庫、掃描入庫等所有入庫單和銷售退貨單的應付款,與收款類似,財務付款時也需錄入付款金額,付款日期、發票號、付款方式、付款人、業務單號、當次應付、實付、優惠信息。

3.3 收付款查詢、財務收支匯總賬、經營狀況統計表

  包括對應收、應付款查詢、已收已付款、收款人匯總等等查詢,便于企業及時了解財務狀況、資金分布情況。

3.4 財務對賬單
    包括所有收款單、付款單的對賬,可以跟供應商、客戶進行一定日期范圍內的預收款、應收款、預付款、應付款等等進行對賬。

4)財務核算管理

4.1 單車成本核算

  客戶維修結算后,系統可根據維修單和用料單中的維修用料信息,自動計算維修總額、人工成本、材料成本、管理費、業務支出以及修理毛利,方便對修理中的單車成本和毛利進行查詢和統計,了解維修利潤分布情況,合理進行維修定價,提高企業整體收益。

4.2 配件成本核算

  系統可在客戶維修和銷售出庫后,統計維修中用料的成本價格、領料價格,以及銷售出庫時的配件成本價和銷售價,整體了解維修以及銷售時的成本及毛利。

4.3 員工工時結算

  在維修登記中如果進行了維修項目派工操作,則在系統中可以根據派工信息核算維修員工的應結算工時和金額信息,并錄入已結信息,簡單清晰管理維修員工應結算與已結算的工時數據。

4.4 員工業績考核

  本模塊根據已錄入的維修工單和派工單信息,對接車業務員,責任工程師、維修工的業數據進行統計。方便明了掌握員工的工作及業績狀況。

5)工具管理

  在系統中,維修時要使用的工具與配件是分開入庫,工具管理主要管理工具的借出、歸還、以及報廢情況,通過工具臺帳了解現有工具的入庫、借出、報廢以及庫存數量,方便對維修工具的管理。

6) 客戶關系管理

6.1 客戶檔案

  現代企業的經營管理,越來越重視客戶服務、客戶反饋、客戶信息挖掘分析及客戶關懷,留住了客戶即是留住了企業的生命線。本系統內的客戶關系管理完整、細致而且功能強大,完全等同于一個專業的客戶關系管理系統。
  在客戶管理中,客戶檔案是錄入的一個最主要模塊,主要信息有客戶的姓名、聯系方式、車輛信息、以及生日、客戶類型、地區、分類、客戶來源等等,字段設置簡潔實用,先進合理,除了在此模塊可以查詢客戶的詳細資料,且更方便以后對客戶多種數據的統計和查詢,便于客戶管理工作的展開。客戶檔案除了汽修客戶之外可以處理供應商、銷售客戶、合作伙伴等所有資源,通過客戶類型來區分。如果客戶是一個企業,還可以建立多個聯系人,并記錄聯系記錄,并可以提醒日期自動提醒不錯失一個工作安排、不錯失一個合作機會。這里還有短信功能,及時聯系、問候。

6.2 客戶分析模塊

  客戶分析包括:客戶資料按不同的信息的分析統計、客戶價值分析、熱銷產品分析、銷售分析、銷售走勢、業績排名等等。

7) 保修索賠業務管理

7.1 售前售后的保修業務處理

  對于維修中的特殊情況,比如返修、保修和索賠,系統中專門為此設立了獨立的處理方式。
  返修、保修的客戶需在維修中選擇“三包”的結算方式。在維修項目性質統計和材料性質統計中可以分別統計。

7.2 索賠業務處理

  對于保險索賠的維修客戶,同樣是在維修中選擇“索賠”的結算方式,系統會根據已設定好的索賠單價計算維修項目的費用和配件材料金額。

8) 美容會員卡管理
   主要的功能包括定義卡的種類、服務項目、積分管理、卡發放(銷售)、卡充值、卡的使用、相關統計報表和相關跟蹤服務提醒等。

8.1 初始化工作
    定義會員卡始資料,包括卡類別、服務項目、卡定義資料、積分規則、積分資料、獎勵資料等。

8.2 會員卡銷售管理
    新增會員卡、增加積分、充值等,記錄會員基本信息,比如卡號、會員等級、使用密碼、有效期起止、會員卡類別、車主信息、初始積分、充值金額等等。選擇卡類別后,服務項目自動加載,卡的應收總金額自動計算。還可查詢相關的消費歷史記錄。

8.3 會員卡使用
    a、在維修結算單中,可按會員卡號刷卡,自動帶出卡的相關資料,然后在服務項目里選擇要使用的項目,點“會員卡消費”即可;在結算單入帳時,不管是使用會員卡的服務項目,還是一般的維修服務,都會自動計算積分;維修折扣、材料折扣根據會員級別而來。
    b、在銷售單,按會員卡入帳時,自動計算積分;銷售折扣根據會員級別而來。
    c、在會員卡使用,可以直接按Alt + F5 打開,可以刷卡使用服務項目,還可以用條形碼銷售商品,這里銷售的商品直接從卡里扣金額,而且不會計算積分。

8.4 會員卡銷售、使用統計表
    統計會員卡銷售情況、收款充值賬、使用情況統計、積分統計等功能。

8.5 會員跟蹤提醒功能
    可以自動提醒卡有效期到期、保養期到期、行駛證年審、駕駛證年審、生日等,有提醒權限的在系統登錄時能自動提醒。

9) 系統安全管理

9.1 用戶權限管理

  在本系統中,每個操作員都必須使用自己的登錄名和用戶密碼來登錄系統,用戶采用按模塊授權和功能按鈕控制的方法,每個用戶只能看到已授權的模塊信息,只能進行已授權的操作(比如刪除單據、新增單據、打印等這些權限是分開的),嚴格控制了操作員的管理權限,在配件管理部分,還可以對操作員按倉庫授權,用戶只能查看到已有權限的倉庫信息,每一個報表我們都進行了權限控制,通過系統控制有效保證客戶數據的安全性。

9.2 數據備份和數據導入、導出

  系統數據庫基于大型規模關系數據庫SQL SERVER 2000和Sybase Anywhere開發,SQL SERVER 2000是性價比公認比較高的數據庫管理系統,但為了防止病毒侵入或突然斷電等事故造成的系統破壞,應該經常對數據進行備份,這樣即使操作系統被破壞后,也一樣能夠把數據備份時的資料信息恢復過來。本系統每隔兩天檢查備份,可以自動備份數據庫,省去了數據庫損壞或丟失之憂。
    除了數據備份外,本系統還支持部分或全部數據的導出、清除、導入等操作,可進行任意數據的轉移操作。

 

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